SYSTEM  ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
W STAROSTWIE POWIATOWYM W BIAŁYMSTOKU 

Od 2006r. w Starostwie Powiatowym w Białymstoku funkcjonuje Systemem Zarządzania Jakością ( SZJ ) certyfikowany na zgodność z wymaganiami normy międzynarodowej ISO 9001. Ważność certyfikatu nr NC-1446 wydanego przez Biuro Certyfikacji Polskiego Rejestru Statków S.A. w Gdańsku w dniu 21 czerwca 2006r. została w przedłużona do dnia 27 maja 2012r.

Certyfikacja miała miejsce po raz pierwszy w czerwcu 2006 roku i odtąd SZJ jest stale doskonalony, a przeprowadzone corocznie audity nadzoru przez jednostkę certyfikującą potwierdzały jego skuteczność. W maju 2009 roku System poddano ponownej ocenie, zwieńczonej przedłużeniem ważności certyfikatu o kolejne 3 lata. Certyfikat potwierdza zgodność wypracowanego w Starostwie SZJ z wymaganiami najnowszego wydania normy ISO 9001:2008.

Doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Białymstoku jest odpowiedzią na współczesne wyzwania stawiane administracji samorządowej, w szczególności na oczekiwania naszych interesantów w aspekcie jakości ich obsługi - gdy realizują tu swoje prawa i obowiązki.

Zakres działań Starostwa objętych Systemem to „realizacja zadań własnych określonych w ustawie o samorządzie powiatowym oraz zadań z zakresu administracji rządowej zleconych innymi ustawami.”

Praca w Systemie Zarządzania Jakością oznacza, że Starostwo ma zdefiniowaną własną politykę jakości i w codziennym funkcjonowaniu świadomie steruje swoimi działaniami tak, aby wszystkie zadania wykonywać skutecznie, sprawnie, rzetelnie, zgodnie z prawem i profesjonalnie. W tym celu przyjęto szereg rozwiązań organizacyjnych, m.in. standardowe sposoby załatwiania poszczególnych grup spraw, zapewniania koniecznych do tego zasobów, dbałość o podnoszenie kompetencji pracowników, o stały wzrost świadomości znaczenia jakości, o poprawę komunikacji wewnętrznej w firmie. Wpisana w mechanizmy Systemu zasada stałego doskonalenia stanowi rękojmię podejmowania działań na rzecz wzrostu zadowolenia naszych interesantów i sprzyja budowaniu właściwego wizerunku naszego Urzędu w odbiorze społecznym.

Polityka Jakości Starostwa Powiatowego w Białymstoku

Istotą funkcjonowania Starostwa jest skuteczna realizacja prawnie przypisanych zadań publicznych oraz rzetelne prowadzenie indywidualnych spraw klientów Urzędu. Działania Starostwa ukierunkowane są na zaspokajanie potrzeb i oczekiwań wszystkich osób i jednostek realizujących tu swoje uprawnienia i obowiązki poprzez profesjonalne, a jednocześnie przychylne w granicach obowiązującego prawa świadczenie usług na wymaganym poziomie oraz ciągłe doskonalenie ich jakości. Aspiracją Starostwa jest, aby w ramach publicznej służby jego urzędników aktywnie wspierać realizację inicjatyw podejmowanych na rzecz rozwoju wspólnoty samorządowej.

Realizacja polityki jakości odbywa się poprzez :

• wykonywanie zadań w sposób sprawny, rzetelny i kompetentny, w trybie i w terminach określonych w przepisach prawa, powiatowych aktach normatywnych i dokumentach wewnętrznych,
• identyfikację potrzeb i oczekiwań klientów oraz wykorzystywanie zgromadzonej o tym wiedzy do stałego podnoszenia poziomu świadczonych usług,
• zapewnienie klientom kompleksowej informacji dotyczącej zakresu, zasad i trybu realizacji zadań oraz załatwiania spraw przez Starostwo,
• dbałość o podnoszenie profesjonalizmu wszystkich pracowników Starostwa,
• wdrożenie, utrzymywanie i ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001.

Funkcjonowanie Starostwa w Systemie Zarządzania Jakością  obejmuje w szczególności :

•  realizację polityki jakości zorientowanej na zaspokajanie potrzeb klientów urzędu ,
• formułowanie mierzalnych i spójnych z polityką jakości celów jakościowych, których realizacja podlega okresowym ocenom i weryfikacji,
• stałą identyfikację zmian zachodzących w otoczeniu prawnym, analizowanie wynikających z tego skutków w postaci nowych lub zmienionych zadań i obowiązków, implementowanie ich do Systemu,
• stałą aktualizację dokumentacji  Systemu prowadzonej  w  wersji  elektronicznej w programie „Matryca Odpowiedzialności”, zawierającej w szczególności
• Księgę Jakości szczegółowo opisującą  ustanowiony System,
• zbiór procedur, zarządzeń, instrukcji, uchwał, formularzy i druków  szczegółowo określających sposoby i standardy wykonywania poszczególnych działań w ujęciu  procesowym,
• zbiór zadań realizowanych w Starostwie wraz z określeniem wymogów  prawnych  ich wykonywania oraz imiennie wskazanych pracowników    odpowiedzialnych za ich realizację,
• zestaw planów przyjmowanych dla potrzeb Systemu
• stałą pracę nad pogłębianiem świadomości pracowników co do ich znaczenia i zakresu uczestnictwa w działalności  Starostwa, stawianych im wymagań oraz osobistego  wpływu na jakość  świadczonych usług, a także na  możliwości  rozwoju   Systemu,
• stałe doskonalenie Systemu poprzez cykliczne audity wewnętrzne, przeprowadzanie działań korygujących i zapobiegawczych, wykonywanie planowych badań satysfakcji klientów, nadzorowanie usług niezgodnych, nadzorowanie dokumentów i zapisów, dokonywanie corocznych Przeglądów zarządzania,
• wykorzystywanie danych gromadzonych w ramach Systemu do podejmowania decyzji dotyczących poprawy jakości wykonywanych działań.

Funkcjonowanie Starostwa  w Systemie Zarządzania Jakością przynosi liczne korzyści, z których najistotniejsze to :

• Wypracowywanie czytelnej struktury organizacyjnej, optymalizującej stan i bieżące wykorzystywanie zasobów ludzkich i materialnych.
• Szczegółowe określenie wykonywanych zadań przez każdego pracownika, wyszczególnienie przyznanych mu uprawnień, jasny podział kompetencji.
• Właściwy dobór pracowników do zadań, planowanie rozwoju i doskonalenia kadr, stworzenie podstaw do obiektywnej oceny wyników pracy.
• Poprawa przepływu danych i informacji oraz komunikacji interpersonalnej w instytucji, a także współdziałania komórek organizacyjnych urzędu.
• Weryfikacja prawidłowości i zasadności przebiegu poszczególnych działań, uporządkowanie procedur załatwiania spraw.
• Identyfikowanie potrzeb i oczekiwań klientów.
• Tworzenie bazy wiedzy i umiejętności Starostwa, a nie poszczególnych pracowników.
• Racjonalizacja kosztów funkcjonowania Starostwa.
• Wzrost zaangażowania pracowników, podnoszenie świadomości potrzeby stałego doskonalenia działań, służebnej roli administracji oraz znaczenia wymagań naszych klientów.
• Poprawa zaufania mieszkańców powiatu i innych klientów do działalności naszego urzędu, wzrost wiarygodności i prestiżu Starostwa wobec instytucji i otoczenia zewnętrznego.
• Budowanie kultury jakości w Starostwie, sterowanie rozwojem instytucji w kierunku uwzględnieniem oczekiwań i zadowolenia klientów.